Cual es el objetivo principal de las transferencias documentales
¿Cuál es el objetivo final de la transferencia documental?
El objetivo de la transferencia es lograr que la documentación reciba el tratamiento apropiado en el archivo más adecuado para ello.
¿Qué función tiene la transferencia documental en una empresa?
La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos y de conformidad …
¿Que permite la transferencia de documentos?
La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo.
¿Cuál es el objetivo del inventario documental?
El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a …
¿Qué es transferencia documental y qué tipos hay?
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA: Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión o de oficina al archivo central. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA: Remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su conservación permanente.
¿Qué es un procedimiento de transferencia documental?
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, Transferencia Primaria, y de este al Archivo Histórico, Transferencia Secundaria.
¿Qué importancia tiene la realización de las transferencias primarias?
DEFINICION E IMPORTANCIA
– Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. – Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. – Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
¿Qué son las transferencias documentales primarias?
Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental.
¿Cuáles son los 3 tipos de inventarios documentales?
Dentro de estos se contemplan cuatro tipos de inventarios documentales: Inventario de Trámite y Concentración, Inventario de transferencia Primaria y Secundaria y el Inventario de Baja Documental (Por Prescripción de Serie y Siniestro).
¿Cuándo se realiza un inventario documental?
El inventario documental es un proceso de descripción de la información almacenada en los archivos y fondos documentales, con la finalidad de garantizar de manera exacta la recuperación y acceso a la información en el momento en que se requiera para su consulta.
¿Qué elementos constituyen un inventario documental?
- CÓDIGO. NOMBRE DE. LA SERIE, SUBSERIE. O ASUNTOS. FECHAS EXTREMAS.
- (aaaa-mm-dd) UNIDAD DE CONSERVACIÓN. NÚMERO. DE. FOLIOS.
- SOPORTE FRECUENCIA. DE. CONSULTA. NOTAS. Inicial.
- Final. Caja. Carpeta. Tomo. Otro.
¿Qué es el levantamiento de inventario documental DIAN?
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos la Entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
¿Cuántos folios debe tener una caja de archivo?
La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.
¿Cómo se clasifican los documentales?
la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.
¿Qué es una tabla de transferencia documental?
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
¿Cómo se deben organizar los documentos?
Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares. Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
¿Por qué es importante ordenar la documentación antes de foliar?
La foliación de documentos de archivos resulta fundamental en temas de procesos de organización archivística en tu organización se refiere. Foliar documentos respalda técnica y legalmente a la gestión administrativa de tu empresa. ¿Qué te permite esto último? Ubicar y localizar puntualmente un documento en especial.
¿Cuál es la forma correcta de foliar?
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
¿Cuáles son las tres operaciones archivísticas fundamentales?
Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción.
¿Cuáles son las técnicas de archivo?
Concepto de técnicas de archivo El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.
¿Cuál es la importancia de archivar documentos?
Además de coadyuvar a la investigación, el archivo también puede ser una fuente importante para la difusión, no sólo de los expedientes en él contenido sino de la propia organización a través de publicaciones, exposiciones, permanentes (temporales, itinerantes, y virtuales) visitas guiadas, un sitio en internet.